یکی از کارهای تکراری کسبوکارتان را مرحلهبهمرحله ثبت کنید و نقاط احتمالی تأخیر، دوبارهکاری و وابستگی را بهتر ببینید.
این کاربرگ Word به شما کمک میکند نقطه شروع و پایان یک فرایند، مراحل انجام کار، مسئول هر مرحله، ورودیها، خروجیها و نقاط تحویل بین افراد را مشخص کنید.
برای شروع، کافی است فرایندی را انتخاب کنید که مرتب در کسبوکارتان تکرار میشود؛ مانند ثبت سفارش، پاسخگویی به مشتری، آمادهسازی محصول، تحویل پروژه یا پیگیری پرداخت.
کاربرگ را رایگان دریافت کنید
نام و ایمیل خود را وارد کنید تا فایل کاربرگ برایتان ارسال شود.
فایل رایگان است و به ایمیلی که وارد میکنید ارسال میشود.
وقتی روش انجام کار فقط در ذهن افراد است
در بسیاری از کسبوکارهای کوچک، اعضای تیم میدانند یک کار «تقریباً» چگونه باید انجام شود. بااینحال، مراحل دقیق، مسئولیت هر فرد و نقطه تحویل کار همیشه روشن نیست.
در چنین شرایطی ممکن است:
- یک مرحله فراموش شود؛
- چند نفر یک کار مشابه را انجام دهند؛
- پرونده یا سفارش بین افراد معطل بماند؛
- مدیر برای جلو رفتن کار مرتب پیگیری کند؛
- کیفیت نتیجه به فرد یا شرایط همان روز وابسته شود؛
- واگذاری کار به نیروی جدید زمان زیادی بگیرد.
فرایندنویسی کمک میکند آنچه اکنون بر اساس حافظه، تجربه یا هماهنگیهای پراکنده انجام میشود، به مسیری قابلمشاهده و قابلبررسی تبدیل شود.
این کاربرگ چه کمکی میکند؟
با استفاده از این کاربرگ، یکی از فرایندهای واقعی کسبوکارتان را از نقطه شروع تا رسیدن به نتیجه ثبت میکنید.
در طول کار مشخص میکنید:
- چه اتفاقی فرایند را آغاز میکند؛
- نتیجه مورد انتظار چیست؛
- چه مراحلی طی میشود؛
- مسئول انجام هر مرحله چه کسی است؛
- هر مرحله به چه اطلاعات یا ابزاری نیاز دارد؛
- خروجی هر مرحله به چه کسی تحویل داده میشود؛
- در کدام قسمت احتمال توقف، خطا یا دوبارهکاری وجود دارد.
در پایان، یک تغییر کوچک و قابلآزمایش انتخاب میکنید و برای سنجش نتیجه آن، یک معیار ساده در نظر میگیرید.
بعد از تکمیل کاربرگ چه خواهید داشت؟
در پایان، بهجای یک تصور کلی از نحوه انجام کار، یک تصویر ثبتشده از فرایند فعلی خواهید داشت.
این تصویر به شما کمک میکند:
- مراحل مبهم را پیدا کنید؛
- مسئولیتها را روشنتر کنید؛
- نقاط تحویل بین افراد را ببینید؛
- علت بعضی تأخیرها و رفتوبرگشتها را بررسی کنید؛
- یک اولویت مشخص برای بهبود انتخاب کنید؛
- تشخیص دهید کدام مرحله به SOP یا دستورالعمل اجرایی نیاز دارد.
قرار نیست در اولین استفاده، تمام فرایند را بازطراحی کنید. هدف این کاربرگ، روشنکردن وضعیت فعلی و انتخاب یک اقدام بهبود عملی است.
داخل فایل چه چیزهایی قرار دارد؟
این فایل Word ششصفحهای شامل بخشهای زیر است:
- راهنمای انتخاب اولین فرایند برای مستندسازی
- شناسنامه و تعیین مرز فرایند
- جدول ثبت مراحل فرایند
- بخش تعیین مسئول، ورودی و خروجی هر مرحله
- بررسی نقاط تحویل بین افراد
- پرسشهای شناسایی تأخیر، دوبارهکاری و وابستگی
- انتخاب یک تغییر کوچک برای بهبود
- تعیین یک معیار ساده برای سنجش نتیجه
- تشخیص مرحلهای که به SOP نیاز دارد
- نمونه تکمیلشده «درخواست مشتری تا تحویل»
چطور از کاربرگ استفاده کنید؟
۱. یک فرایند تکراری انتخاب کنید
فرایندی را انتخاب کنید که بهاندازه کافی با آن آشنا هستید و شروع و پایان مشخصی دارد. بهتر است برای اولین تجربه سراغ یک فرایند کوتاه و پرتکرار بروید.
۲. وضعیت فعلی را ثبت کنید
مراحل را همانطور که امروز انجام میشوند بنویسید. در این مرحله نیازی به طراحی نسخه ایدهآل یا اصلاح همزمان همه مشکلات ندارید.
۳. مسیر انجام کار را بررسی کنید
به توقفها، رفتوبرگشتها، نقاط تحویل، تصمیمهای تکراری و وابستگی به افراد توجه کنید.
۴. یک تغییر کوچک انتخاب کنید
فقط یک نقطه را برای بهبود انتخاب کنید و نتیجه آن را با یک معیار ساده، مانند زمان انجام کار، تعداد خطاها یا دفعات پیگیری، بسنجید.
تکمیل اولیه کاربرگ برای یک فرایند ساده معمولاً حدود ۲۰ تا ۳۰ دقیقه زمان میبرد.
این کاربرگ برای شما مناسب است اگر:
- صاحب یک کسبوکار کوچک هستید؛
- یک تیم کوچک را مدیریت میکنید؛
- بخشی از کارها هنوز شفاهی انجام میشود؛
- برای جلو رفتن کارها مرتب پیگیری میکنید؛
- اعضای تیم یک کار مشابه را به روشهای متفاوت انجام میدهند؛
- میخواهید کارها را راحتتر واگذار کنید؛
- قصد دارید نوشتن SOP را از جای درستی شروع کنید؛
- میخواهید پیش از خرید ابزار یا ایجاد تغییرات بزرگ، فرایند فعلی را ببینید.
این کاربرگ چه کاری انجام نمیدهد؟
این فایل برای ثبت و بررسی اولیه یک فرایند طراحی شده است. با تکمیل آن، تمام سیستمهای کسبوکار شما یکباره طراحی یا اصلاح نمیشوند.
اگر فرایند موردنظر افراد متعدد، استثناهای فراوان، نرمافزارهای مختلف یا تصمیمهای پیچیده دارد، احتمالاً پس از ترسیم اولیه به تحلیل دقیقتر نیاز خواهید داشت.
همچنین این فایل جایگزین SOP کامل نیست. ابتدا مسیر کلی فرایند را روشن میکند تا بعد بتوانید برای مراحل حساس، تکراری یا خطاپذیر، دستورالعمل اجرایی مناسب بنویسید.
این بیان، انتظار مخاطب را مدیریت میکند و از عبارتهای قضاوتی مانند «اگر حاضر نیستید صادق باشید، این فایل برای شما نیست» طبیعیتر و حرفهایتر است.
اولین فرایند را از روی کاغذ شروع کنید
یک کار تکراری را انتخاب کنید، مسیر فعلی انجام آن را بنویسید و ببینید کدام قسمت بیشترین نیاز را به شفافسازی دارد.
کاربرگ را رایگان دریافت کنید
نام و ایمیل خود را وارد کنید تا فایل کاربرگ برایتان ارسال شود.
برای بررسی دقیقتر فرایندها به کمک نیاز دارید؟
اگر پس از تکمیل کاربرگ متوجه شدید مسیر انجام کار پیچیدهتر از چیزی است که تصور میکردید، میتوانیم در یک جلسه مشاوره وضعیت فعلی را بررسی کنیم و قدم بعدی مناسب را مشخص کنیم.